Mengurus Paspor Sendiri (Kedatangan Hari Pertama)

Pasporku telah habis masa berlakunya sejak November 2010 lalu. Namun baru hari ini (14 Desember 2010) saya mengurus perpanjangannya. Kali ini untuk perpanjang sengaja tidak menggunakan biro saja karena ingin merasakan sendiri pengalaman memperpanjang paspor yang kabarnya cukup merepotkan bagi beberapa orang.

Persiapan yang dilakukan adalah mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai persyaratan perpanjangan paspor dan alur yang akan dilalui selama proses perpanjangan. Informasi didapat dari secarik kertas ukuran A4 yang diberikan oleh teman kantor yang kubikelnya dekat dengan saya mengenai persyaratan yang perlu dilengkapi. Informasi selanjutnya adalah dari website www.imigrasi.go.id. Lalu yang paling berguna adalah informasi pengalaman seseorang yang memperpanjang sendiri paspornya di sini.



Dari informasi blog yang saya terima, ada beberapa hal yang menjadi hal penting, yaitu fotokopi seluruh berkas harus A4 dan datang ke kantor imigrasi sepagi mungkin untuk mendapatkan antrian dengan nomor kecil.

Akhirnya hari ini saya memutuskan untuk cuti satu hari dan berjuang memperpanjang paspor dan menyelesaikan prosedur di hari pertama.

Jam 7 pagi kurang sedikit saya berhasil mencapai Kantor Imigrasi Sementara Jakarta Selatan di daerah Jl. TB Simatupang. Pagi itu ketika memasuki gedung kantor imigrasi, saya melihat ada 5 loket layanan paspor dan 3 loket kasir. 5 loket yang saya lihat meliputi 3 loket penyerahan berkas, 1 loket pengambilan berkas dan 1 loket pengambilan paspor. Lalu sebelah kanan gedung ada koperasi yang ada tulisan formulir cuma-cuma. Wah berarti formulir pendaftarannya cuma-cuma nih....itulah kesan pertama saat memasuki gedung.

Yang membuat saya terkejut ketika memasuki gedung adalah tempat duduk untuk menunggu yang jumlahnya kurang lebih 70 kursi sudah penuh terisi oleh orang-orang. Saya takjub, karena saat itu masih jam 7 pagi bahkan layanan pembuatan paspor pun belum dibuka, malah koperasi tempat formulir cuma-cuma masih gelap dan dikunci.

Jam 7.20 semakin banyak orang yang datang sehingga kantor imigrasi itupun sudah dipenuhi oleh lautan manusia. Orang-orang banyak berkumpul di tempat dekat loket yang saya ketahui kemudian bahwa mereka menumpuk map kosong untuk mendapatkan nomor antri yang rencananya mulai dibuka jam 8.

Saya yang tidak memiliki formulir lebih memilih menunggu, bahkan yang saya lihat sekilas, alat untuk ambil nomor yang berupa layar touch screen sepertinya tidak berfungsi karena tidak ada penampakan di displaynya.

Jam 7.30 diumumkan oleh petugas di loket penyerahan berkas, bahwa layanan akan dimulai sebentar lagi. Saya yang masih belum berniat ambil nomor antrian membeli map seharga Rp 5 ribu dan menunggu formulir yang belum lagi datang karena dikabarkan petugas koperasi tersebut sedang habis. O ya, walaupun formulirnya gratis, tapi untuk mendapatkan map-nya harus ditebus dengan uang Rp 5 ribu! Itu mah sama aja, bahkan ketika saya minta formulir tersebut ketika sudah datang, petugas menanyakan mana map-nya....kesannya memang untuk mendapatkan formulir harus membeli map, tidak bisa mengambil formulir begitu saja.

Jam 8 kurang saya masih kebingungan karena belum mendapatkan formulir sedangkan orang-orang sudah mulai banyak menumpuk di dekat loket layanan. Lalu saya lihat petugas memanggil nama-nama orang dan menyerahkan map yang dikumpulkan orang tersebut kepada yang bersangkutan. Ada satu orang yang menuju ke arah saya sehingga saya tanya ke dia kenapa dia dipanggil dan kenapa map-nya dikembalikan. Rupanya pemanggilan tersebut menentukan nomor antrian yang anda peroleh hari itu. Setelah itu saya buru-buru memberikan map kosong saya yang saya isi nama dan alamat saya di covernya untuk mendapatkan nomor antrian. Setelah menunggu sejenak, Jam 8 lewat sedikit nama saya disebut, dan saya berhasil mendapatkan nomor antrian. Mau tau nomor berapa? Nomor 394!!

Kesan awal saya setelah mendapatkan nomor antrian tersebut adalah ada 400 orang di gedung tersebut sejak dari pagi. Namun saya lihat walaupun gedung tersebut dipenuhi oleh orang-orang, jumlahnya sepertinya tidak mencapai 400 orang. Rupanya benar saja, mulai jam 8.15, nomor antrian yang sudah disebar dipanggil menuju loket. Dan nomor pertama yang dipanggil adalah nomor 201. Wah kabar lumayan baik nih, artinya saya adalah antrian nomor 194 dari nomor panggilan pertama. Lumayan mengurangi kepanikan. Selanjutnya dari hasil ngobrol dengan beberapa orang, ada indikasi bahwa 200 nomor pertama adalah jatah "orang dalam" yang saya tidak ketahui validitas dari informasi tersebut.

Setelah menerima nomor antrian, saya kemudian mengisi formulir yang saya dapatkan dari petugas koperasi. Di instruksi pengisian ada kata-kata bahwa formulir harus diisi dengan huruf cetak dan menggunakan tinta hitam. Wah tinta hitam! Kebetulan saya membawa beberapa pulpen, namun semuanya bertinta biru! Sehingga saya harus menoleh kanan-kiri untuk melihat siapa saja yang tidak menggunakan pulpennya. Kebetulan ada bapak-bapak di dekat saya yang pulpennya ada di kantong bajunya dan dia tidak sedang menulis. Langsung saja saya meminjam pulpennya untuk mengisi formulir tersebut.

Dari mulai nomor pertama dipanggil hingga jam 10 pagi jumlah orang yang datang semakin banyak. Banyak orang yang menunggu di luar gedung karena di dalam gedung sudah tidak nyaman dan tidak bisa bergerak. Saya sendiri melihat-lihat luar gedung, melihat parkirannya. Jumlah mobil yang diparkir di pelataran gedung saya hitung berjumlah 30-an mobil. Jumlah motor tidak terhitung karena sudah bertumpuk-tumpuk yang saya yakin motor dengan tumpukan terdalam tidak akan bisa keluar dari parkiran.

Sekitar jam 9.30 saya ditegur oleh seseorang yang tadi saya tanya ketika saya mengambil nomor antrian. Rupanya dia sudah mau pulang. Pemikiran saya, wah hebat banget, udah selesai aja. Gak taunya dia bilang ke saya kalau dia tidak ada ketika nomornya dipanggil di loket, dan akibatnya harus mengambil ulang nomor antrian. Saat itu nomor antrian sudah menembus angka 600! Sehingga dia pulang, dan akan kembali lagi esok hari. Sebelumnya dia berpesan kepada saya agar jangan sampai kelewatan nomor antrian, karena akibatnya bisa seperti dia. Sorenya hal itu saya konfirmasi ke petugas rupanya memang benar, jika kelewatan nomor antrian kebijakan yang paling baik dari petugas adalah dilayani setelah seluruh nomor antrian selesai dilayani.

Beberapa jam berlalu, saya mulai berhitung mengenai kecepatan layanan loket penyerahan berkas. Yang berfungsi ada 3 loket dan bisa saja ketiga loket aktif melayani pemohon paspor. Setelah 1 jam berlalu, jumlah yang dilayani berada pada nomor antrian 230-an. Artinya dalam 60 menit sudah 30-an antrian dilayani. Atau satu nomor antrian dilayani dalam waktu rata-rata 2 menit. Saya kemudian mengecek ke dalam, dan melihat adanya kesempatan duduk di dalam ketika ada orang yang dipanggil namanya dan terpaksa meninggalkan tempat duduknya. Dari situ saya melakukan pengamatan.

Rupanya ada beberapa pemohon yang selesai dengan cepat dan petugas memanggil nomor antrian berikutnya. Namun ada beberapa pemohon yang sampai 1/2 jam bahkan hampir satu jam berdiri di loket karena berkas-berkasnya masih kurang sehingga dia terus berada di loket dengan dibantu rekannya yang mengantar atau bersamanya. Pemohon yang semacam inilah yang membuat kecepatan layanan begitu lambat, sampai 2 menit per nomor antrian walaupun sudah ada 3 loket yang aktif. Keterlambatan yang sering terjadi adalah fotokopi berkas yang bukan dalam ukuran A4. Biasanya kita kalo fotokopi KTP, maka hasil fotokopinya akan dipotong-potong bukan ukuran A4. Hal inilah yang ditolak oleh petugas. Setelah saya amati rupanya berkas yang kita serahkan tersebut nantinya akan discan ulang oleh petugas ketika mereka melakukan verifikasi. Alat scan yang digunakan adalah flatbed scanner yang memang mudah kalau discan menggunakan kertas ukuran A4.

O ya, dengan kecepatan layanan 2 menit per nomor antrian, dan saya berada hampir di nomor 200, maka akan menghabiskan waktu 400 menit sebelum saya dilayani. 400 menit artinya hampir 7 jam. Ditambah istirahat 1 jam, artinya saya akan menghabiskan waktu sekitar 8 jam untuk menunggu di kantor imigrasi tersebut. Dengan pertama kali nomor antrian dipanggil jam 8.15, maka ekspektasi saya selesai pukul 16.15.

Benar saja, saya dipanggil jam 16.10 dan selesai 3 menit berikutnya. Saya mendapatkan tanda terima berkas dan disuruh kembali 3 hari mendatang, yaitu tanggal 17 Desember 2010. Saya mulai keluar dari kantor imigrasi jam 16.15, sesuai dengan ekspektasi saya semula.

Selama menunggu 8 jam, saya diuntungkan karena ada teman ngobrol yang saya temui di sana. Saya memang membawa buku dan ebook reader saya, tapi kebosanan lebih terobati dengan ngobrol dengan orang yang bernasib sama dengan saya. Dia sendiri tadi mendapatkan nomor 420-an, setelah sama-sama bingung dengan saya tentang mengambil nomor antrian. Saya juga banyak ngobrol dengan salah seorang petugas yang cukup informatif dan pandai bicara.

Ada kesan menarik yang saya dapatkan selama menunggu di kantor imigrasi. Di loket penerimaan paspor ada sebuah mesin touch screen yang harus dipencet oleh orang yang sudah menerima paspor. Pencetan itu berguna untuk memberikan penilaian mengenai layanan pengurusan paspor di kantor imigrasi tersebut. Ada pilihan baik yang diwakili oleh warna hijau, kemudian cukup yang diwakili oleh warna kuning dan buruk yang diwakili oleh warna merah. Setiap orang yang menerima paspor langsung diarahkan oleh petugas untuk memencet warna hijau tanpa harus membaca terlebih dahulu. Seakan-akan pencet mesin tersebut di bagian warna hijau merupakan bagian dari prosedur penerimaan paspor. Maka tidak aneh jika hasilnya adalah lebih dari 80 persen baik, dan cukup dan kurang terbagi rata antara 9 dan 11 persen.

Untuk tidak mengulangi pengalaman saya yang harus menunggu 8 jam, maka berikut ini adalah trik yang bisa anda lakukan. Ingat, bahwa menit-menit awal anda berada di kantor imigrasi sangat krusial, karena itu bisa menentukan berapa lama anda akan berada di sana. Yang pasti anda harus datang pagi, saya rekomendasikan jam 7 atau kurang sudah berada di kantor imigrasi yang anda inginkan. Yang pertama dilakukan adalah cari cara untuk mendapatkan nomor antrian walaupun nomor tersebut belum dibuka. Tanya kepada orang sekitar jika ada keanehan-keanehan. Di pengalaman saya tadi pagi, ketika sampai di kantor imigrasi saya melihat beberapa tumpukan map dekat mesin nomor antrian. Saya tadinya berpikir itu tumpukan map hari sebelumnya yang gak kebagian kemarin, namun akhirnya saya salah. Jadi sebaiknya sebelum anda berangkat dari rumah, siapkanlah sebuah map, kalau bisa warna kuning, sesuai warna map dari koperasi, yang anda beri nama anda di bagian covernya. Tak perlu isi apa-apa map tersebut, jika anda menemukan tumpukan map sejenis, maka segera tumpuk map anda di tumpukan tersebut. Barulah anda mencari map yang beneran dan formulir yang anda inginkan.

Yakinlah, dengan berbuat benar di menit-menit awal anda di kantor imigrasi waktu tunggu anda akan berkurang secara drastis, karena banyak orang yang datang di pagi hari hanya untuk mengambil nomor, kemudian mereka melakukan aktifitasnya hari itu dan kembali lagi untuk menyerahkan berkas pada waktunya. Ingat rate yang saya sebutkan tadi? Ya dua menit untuk tiap nomor antrian di Kantor Imigrasi Sementara Jakarta Selatan. Kasihlah spare waktu 30 menit dari perkiraan anda untuk jaga-jaga ada orang yang tidak muncul ketika nomornya disebut. Dengan demikian anda tidak perlu menunggu lama di kantor tersebut dan anda tetap bisa melakukan aktifitas atau melakukan kegiatan yang menurut anda lebih bermanfaat.

Nantikan kisah mengurus paspor berikutnya yaitu Kedatangan Hari Kedua...